Gestionale per psicologi: le sette domande

Scegliere un gestionale somiglia poco a comprare un software e molto a scegliere dove tenere le cartelle: una volta dentro, i dati dei pazienti stanno lì, e cambiare idea fra due anni costa in proporzione a quanto è difficile tirarli fuori.

Il paradosso è che le pagine di confronto in giro elencano funzioni — quante ne ha, quali spuntano — mentre le cose che pesano davvero non compaiono quasi mai in una tabella. Sotto ci sono le sette domande che, secondo noi, le sostituiscono. Non c'è nessun nome di concorrente: i listini e le funzioni degli altri cambiano senza avvisare, e una comparativa vecchia è peggio di nessuna comparativa. Le domande no, quelle restano buone.

1. Dove finiscono i dati, e chi può leggerli?

La prima domanda non è "quanto costa", è "dove va a finire l'anagrafica di una persona che mi ha raccontato la sua vita". Cerca tre risposte precise: i dati sono cifrati a riposo (non solo "in transito", che è il minimo sindacale di qualunque sito), in che Paese stanno i server, e se lo spazio di ogni studio è separato da quello degli altri.

Diffida delle formule generiche tipo "massima sicurezza" o "standard bancario": chiedi quale cifratura, e su quali campi. Anagrafica e note delle sedute sono la parte che conta.

2. Se me ne vado, i dati escono con me?

È la domanda che nessuno fa il primo giorno e che tutti rimpiangono di non aver fatto. Verifica che esista un export completo — pazienti, fatture, documenti — in formati leggibili senza quel software (CSV, Excel, PDF), disponibile quando vuoi e non su richiesta all'assistenza.

Un fornitore che rende difficile andarsene ti sta dicendo qualcosa sul rapporto che ha in mente. E vale anche al contrario: chiedi se puoi importare quello che hai già, così il costo del cambio non ricade tutto su di te.

3. Sa fare le fatture del mio regime?

Qui i gestionali generici si distinguono da quelli pensati per questa professione. Le cose che devono succedere da sole:

• il contributo integrativo ENPAP calcolato e messo in fattura come si deve;
• la marca da bollo da 2 € quando il documento supera 77,47 €, e non quando non serve;
• l'esenzione IVA delle prestazioni sanitarie (art. 10 DPR 633/72) con la dicitura giusta;
• le diciture del regime — forfettario, minimi, semplificato, ordinario — e la numerazione progressiva annuale.

Se una di queste è a carico tuo, il software non ti sta risparmiando il lavoro: te lo sta solo spostando dentro un'altra interfaccia. Approfondimenti nelle guide su regime forfettario e contributo ENPAP.

4. Parla col Sistema Tessera Sanitaria?

Le prestazioni sanitarie a persone fisiche vanno comunicate al Sistema TS, e il paziente può opporsi — ma l'opposizione non esonera dall'invio: il dato si trasmette lo stesso, con il flag attivo. Un gestionale che conosce questa professione tiene il flag sulla scheda del paziente e sa quali fatture ci vanno e quali no.

Correlato, ed è la domanda che smaschera i generici: sa che al paziente privato la fattura elettronica non si fa? Vedi la guida al Sistema TS e alla fattura elettronica.

5. Mi firma la nomina a responsabile esterno?

Chi ospita i dati dei tuoi pazienti li tratta per tuo conto: il GDPR (art. 28) chiede un atto di nomina a responsabile esterno del trattamento, il DPA. Non è un cavillo — il titolare del trattamento sei tu, e senza quell'atto la posizione scoperta è la tua, non la loro.

Chiedilo esplicitamente e chiedi di vederlo prima di firmare. Una privacy policy sul sito del fornitore non è un DPA: sono due documenti diversi con due funzioni diverse.

6. Quanto costa davvero?

Il prezzo di listino è l'inizio della risposta. Le domande che completano il conto: cosa succede quando superi un limite (pazienti, fatture, spazio); quali funzioni sono nel piano che stai guardando e quali costano a parte; cosa succede ai tuoi dati se smetti di pagare — restano leggibili, tornano a un piano gratuito, o si chiude la porta?

Un listino pubblico, leggibile senza parlare con un commerciale, è già di per sé una risposta.

7. Chi l'ha costruito parla la mia lingua?

È la domanda che nessuna checklist fa, ed è quella che si sente di più all'uso. Un software per studi psicologici scritto da chi non è mai stato in uno studio si riconosce dai dettagli: chiama "clienti" i pazienti, mette la diagnosi in un menu a tendina obbligatorio, tratta il consenso informato come un allegato qualsiasi.

Guarda chi c'è dietro, se risponde quando scrivi, e se le cose che chiedi finiscono davvero nel prodotto.

Come usarla

Stampa le sette domande, mandale via email a due o tre fornitori che stai valutando e confronta le risposte — non le tabelle di funzioni. Le domande da cui si impara di più sono la 2 e la 5: sono quelle a cui è scomodo rispondere per iscritto.

Vale anche per noi, e le nostre risposte stanno scritte: cosa fa PsicoVoice, quanto costa, come trattiamo i dati.