Domande frequenti su PsicoVoice

È il gestionale pensato da clinici per psicologi e psicoterapeuti italiani: fatturazione a norma (forfettario, minimi, semplificato, ordinario) con ENPAP e bollo calcolati da soli, agenda con promemoria, cartella clinica cifrata, consenso informato e documenti privacy. Funziona dal browser, senza installare nulla. Panoramica completa nella pagina Funzionalità.

Il piano Free è gratuito e senza scadenza: pazienti illimitati e 10 fatture al mese, con tutte le funzionalità. Pro (9,90 €/mese) e Max (19,90 €/mese) aumentano solo le fatture mensili; con la fatturazione annuale risparmi il 30%. Dettagli e confronto nella pagina Prezzi.

No, niente installazioni: PsicoVoice funziona da qualsiasi browser moderno su computer, tablet e smartphone. Accedi in sicurezza col tuo account Google o Microsoft, senza l'ennesima password.

Sì: nel kit di benvenuto che arriva via email trovi due PDF. La Guida rapida «Le prime cose da fare» mostra i cinque passi iniziali con le schermate dell'app accanto a ogni gesto: configurare lo studio, portare dentro i pazienti, riempire l'agenda, accendere i promemoria, leggere la dashboard. Il Playbook del Fondatore racconta invece cos'è PsicoVoice e come funziona la beta.

Non serve nessun invito: accedi con il tuo account Google o Microsoft e il tuo studio è aperto. Se lasci la mail dalla pagina Beta ricevi anche il kit di benvenuto. L'ingresso è gratuito e il piano Free resta gratuito per sempre: provi tutto con calma prima di decidere.

Chi è entrato per primo non lo scoprirà davanti a una schermata di pagamento: quando succederà, ai Fondatori apriremo un periodo di Pro, per dare il tempo di capire se le funzioni dei piani superiori servono davvero prima di scegliere. Quanto duri non lo scriviamo oggi, e non per reticenza: dipende da quando la beta finirà, e preferiamo dare una data vera al momento giusto anziché darne una adesso e cambiarla dopo. Il resto è già garantito: il piano Free non scade, i tuoi dati restano tuoi e li esporti quando vuoi, e nessun addebito parte senza che tu l'abbia scelto.

Sì: dal sito ti iscrivi alla newsletter con doppia conferma (double opt-in) e ricevi novità, guide e consigli pratici per lo studio. Ti disiscrivi quando vuoi con un clic in fondo a ogni email; il tuo indirizzo non viene usato per altro.

Sì. PsicoVoice calcola in automatico rivalsa ENPAP 2%, marca da bollo sopra 77,47 €, esenzione IVA per le prestazioni sanitarie (art. 10 DPR 633/72) e le diciture obbligatorie del tuo regime (forfettario, minimi, semplificato od ordinario). Approfondimenti nelle guide su regime forfettario ed ENPAP.

La numerazione è annuale e automatica: il numero viene assegnato quando la bozza diventa ufficiale e riparte da 1 ogni anno. Se arrivi da un altro strumento imposti nel Profilo il numero da cui ripartire; in caso di import lo storico viene verificato in anticipo per evitare conflitti e duplicati.

Per le prestazioni sanitarie verso persone fisiche vige il divieto di fatturazione elettronica via SdI, a tutela della privacy dei pazienti: la fattura in PDF con numerazione progressiva, come quella di PsicoVoice, è la modalità corretta. Resta l'eventuale trasmissione al Sistema Tessera Sanitaria, dove prevista.

PsicoVoice tiene traccia per ogni paziente del consenso o dell'opposizione all'invio al Sistema Tessera Sanitaria ed esclude automaticamente i pazienti esteri; l'export CSV/Excel delle fatture ti dà i dati ordinati per l'invio, in autonomia o tramite il commercialista. Guida dedicata: Tessera Sanitaria per psicologi.

Sì: dalla sezione Commercialista del Profilo scegli tu come — copia nascosta (BCC) di ogni fattura inviata, riepilogo mensile automatico nel giorno del mese che preferisci, oppure invio manuale del CSV dell'anno quando serve.

Sì (opzionale): la fattura può includere un QR che il paziente inquadra con la fotocamera del telefono; si apre una pagina con beneficiario, IBAN, importo e causale già pronti da copiare per il bonifico dall'app della sua banca. Nessuna commissione, nessun intermediario, nessun dato clinico nel QR.

Sì: importi prima l'anagrafica pazienti e poi lo storico fatture da file CSV o Excel (.xlsx). Prima dell'import vedi l'anteprima completa di tutti i record, con duplicati e problemi già evidenziati, e scegli tu cosa importare. Le fatture storiche entrano ufficiali col numero originale e non consumano la quota del piano. Passo-passo nella guida "Cambia gestionale".

Ogni riga viene verificata prima dell'import: i duplicati vengono segnalati e saltati (a meno che tu non scelga diversamente), le righe con errori mostrano il motivo e puoi re-importare lo stesso file senza creare doppioni. La numerazione viene confrontata con le impostazioni del profilo e gli eventuali conflitti segnalati in anticipo.

I dati sono tuoi: l'export completo (anagrafiche, fatture, documenti) è sempre disponibile, anche nel piano Free, in formati riutilizzabili (CSV/JSON/PDF). Nessun lock-in.

Sì: viste mese/settimana/giorno, appuntamenti in presenza oppure online con link alla videochiamata, promemoria email automatici 24 ore prima e invito al calendario (.ics) per il paziente. Le sedute svolte diventano prestazioni fatturabili con un clic. Vedi anche la guida sulle sedute online.

Sì: crei l'appuntamento direttamente sul tuo Google Calendar con link Meet automatico, e la sincronizzazione è bidirezionale — se sposti o cancelli l'evento su Google, l'agenda di PsicoVoice si aggiorna. Gli eventi già sul tuo calendario compaiono come occupato, così non prendi due impegni sovrapposti.

PsicoVoice genera consenso informato (anche nella versione per minorenni firmata dai tutori), informativa privacy e preventivo di massima, compilati con i tuoi dati e quelli del paziente. Ne segui lo stato — generato, firmato, archiviato — direttamente dalla scheda del paziente.

Sì, con la firma elettronica semplice (FES): invii al paziente un link personale; lui apre il documento, lo legge e lo firma dal suo dispositivo confermando con un codice di verifica (OTP) ricevuto via email. Il documento firmato riporta un'attestazione con data, ora e impronta del testo. Nessuna stampa, nessuna app da installare.

Sì: note delle sedute, diario, anamnesi ed esiti dei questionari sono cifrati con AES-256-GCM, con chiave dedicata al tuo studio. Nemmeno chi gestisce i server può leggerli in chiaro.

Anamnesi familiare, personale e medica, diagnosi pregresse, terapia farmacologica in corso, sintomi, valutazioni testali, ipotesi diagnostica, obiettivi e contratto terapeutico. Accanto ai campi liberi ci sono domande a risposta chiusa (inquadramento socio-anagrafico, invio, trattamenti precedenti, familiarità, uso di sostanze, elementi di rischio, setting) che rendono l'inquadramento confrontabile nel tempo. Il diario del decorso è ordinato per data della seduta, così una voce trascritta in ritardo si colloca comunque al suo posto. Niente è obbligatorio.

Sì. PHQ-9 (sintomi depressivi) e GAD-7 (sintomi ansiosi) sono già dentro, e sono gratuiti su tutti i piani: punteggio, fascia interpretativa e andamento nel tempo si calcolano da soli e restano cifrati. Puoi anche scrivere i tuoi, con le tue domande e le tue fasce. Ognuno si somministra in seduta oppure si manda al paziente, che risponde da casa con un link personale e un codice: le risposte tornano in cartella già valutate. Sono strumenti di pubblico dominio, che possiamo quindi includere: scale come SCL-90-R o BDI-II sono coperte da copyright e vendute su licenza, quindi non le distribuiamo. Il punteggio è un supporto al colloquio, non una diagnosi — e al paziente non lo mostriamo.

Due cose scritte da noi, che non sono test. La Mappa delle relazioni: al centro c'è il paziente, intorno le persone che contano, e le trascina più o meno vicine dicendo per ognuna se è sostegno, ambivalenza o conflitto. Il Diario della settimana: sette giorni, poche tracce, tre parole per ognuna invece di una scala da 1 a 5 — e scegli tu quali tracce mandargli. Non hanno punteggio e non danno fasce: quello che torna in cartella è la descrizione di ciò che ha segnato. Servono a guardare insieme una cosa, non a misurarla.

Oggi sì, su tutti i piani, con l'etichetta «Prova» — e nell'app c'è scritto che al rilascio resteranno su Pro e Max. Lo diciamo prima e non dopo: una funzione che sparisce senza preavviso è una promessa ritirata. PHQ-9 e GAD-7 restano gratuiti per sempre, e i questionari che scrivi tu pure.

Quando compila ti arriva una notifica, in app e sul telefono. Finché non risponde, accanto al suo nome nell'elenco pazienti c'è una pastiglia «in attesa» che dice anche se ha aperto il link — l'unica cosa che si può sapere prima della risposta, e quella che serve per decidere se sollecitare. Se hai mandato la cosa sbagliata alla persona sbagliata, da lì annulli la richiesta: il link smette di funzionare subito.

Sì: selezioni i pazienti dall'archivio e scrivi una comunicazione di servizio — assenze, cambi di orario, chiusure dello studio. Parte dal tuo indirizzo, mai dal nostro, e ogni paziente riceve una email separata, indirizzata solo a lui: nessuna copia (Cc) né copia nascosta (Ccn). Un elenco di pazienti in copia rivelerebbe che quelle persone sono in cura dallo stesso terapeuta, che è un dato sulla salute. Prima di inviare vedi l'anteprima con destinatari ed esclusi. Inclusa in tutti i piani.

Sì. Anagrafiche, note cliniche e documenti sono cifrati a riposo (AES-256-GCM) con chiave dedicata per ogni studio, su server nell'Unione Europea. Tu resti Titolare del trattamento e PsicoVoice opera come Responsabile esterno (art. 28 GDPR) con nomina scaricabile. Nessuna profilazione. Approfondimento: GDPR per psicologi.

Sempre, anche nel Free: esporti l'intero studio o i dati di un singolo paziente (artt. 15 e 20 GDPR) e puoi esercitare il diritto all'oblio. Le fatture ufficiali restano conservate solo per obbligo fiscale (art. 17.3.b GDPR).