La migrazione è il momento in cui scopri che contratto avevi davvero. Cosa tirare fuori prima di disdire, in che formato, e le due cose che si rompono se le sbagli.
Un gestionale lo si sceglie una volta e lo si lascia una volta sola, in mezzo a un anno di lavoro che non si ferma per aspettarti. Ed è lì che si capisce che tipo di rapporto era: non da come ti hanno accolto, ma da quanto è semplice andarsene.
Si cambia per motivi diversi — il prezzo che sale, una funzione che non arriva mai, un servizio che chiude — ma i passaggi sono sempre gli stessi. Sotto ci sono nell'ordine in cui vanno fatti, perché due di essi non si possono rifare dopo.
È la regola che contiene tutte le altre. Finché l'abbonamento è attivo hai accesso a tutto; il giorno dopo la disdetta, nella migliore delle ipotesi hai una finestra di cortesia per scaricare, e nella peggiore hai una schermata di login che non ti fa più entrare.
Quindi: prima si esporta, poi si verifica che l'export sia leggibile, e solo alla fine si disdice. Verificare vuol dire aprire davvero il file, non guardarne il nome nella cartella dei download. Un CSV che si apre con le colonne tutte in una sola non è un export riuscito, è un problema rimandato.
Non tutto ha lo stesso peso. In ordine di quanto costa rifarlo a mano:
Le note delle sedute meritano una riga a parte. Se il tuo gestionale tiene una cartella clinica, chiedi come esce: un export che restituisce le note in un formato illeggibile senza quel software vale, in pratica, zero.
Un export completo in un formato proprietario è meno utile di un export parziale in CSV. La domanda da fare non è «mi date tutto?» ma «in che cosa me lo date?». I formati che si aprono ovunque e fra dieci anni sono tre: CSV, Excel, PDF.
Un dettaglio che fa perdere un pomeriggio a chiunque: nei CSV italiani il separatore è il punto e virgola, perché la virgola è il separatore decimale. Se aprendo il file trovi tutto ammassato in una colonna, non è corrotto — sta solo usando l'altra convenzione, e si sistema dall'importazione guidata di Excel.
È l'errore più comune, e nasce da un'intenzione buona — «voglio avere tutto lo storico nel software nuovo». Ma una fattura emessa è un documento chiuso: reimportarla in un gestionale che non l'ha prodotta rischia di rimescolare la numerazione e di far comparire progressivi doppi.
La strada semplice è tenere i PDF dove conservi il resto dei documenti dello studio, e far ripartire il gestionale nuovo dalla fattura successiva. Per la parte fiscale — cosa si conserva, per quanto, e cosa è già passato dal Sistema Tessera Sanitaria — vale quello che c'è nella guida su fattura elettronica e Sistema TS, che non cambia perché cambi software.
La numerazione delle fatture è progressiva per anno solare. Se cambi a gennaio non ci pensi nemmeno: riparti da 1 e va bene così. Se cambi a maggio, il gestionale nuovo deve sapere che sei arrivato alla 47, altrimenti la tua prima fattura di giugno sarà la numero 1 dell'anno — con una numero 1 già emessa a gennaio.
È la prima impostazione da controllare dopo l'import, ed è quella che nessuno controlla perché non dà errore: dà solo un documento sbagliato, che ti accorgi di aver emesso quando è già dal paziente.
Se stai migrando, hai appena imparato sulla tua pelle qual è la domanda che conta. Vale la pena farla al nuovo prima di iniziare, non fra due anni: le sette domande da fare a qualunque gestionale — compreso il nostro — stanno in una guida a parte. La seconda è esattamente questa.
E c'è una versione stampabile della stessa idea, pensata per gli strumenti che toccano dati clinici: dieci domande a un software, prima di dargli i dati dei pazienti.
Per correttezza, dichiarato e verificabile invece che promesso. In PsicoVoice l'anagrafica dei pazienti si esporta in CSV col separatore italiano, e lo stesso file si può reimportare: l'export e l'import sono lo stesso formato, quindi il giro si chiude. Dell'intero studio si scarica un archivio JSON completo, e le statistiche escono in CSV o Excel.
In entrata, i pazienti si caricano da Excel o CSV e le fatture da importare passano da una verifica prima della conferma: si vede cosa entrerà, e poi si decide. L'export non è una funzione del piano a pagamento e non si chiede all'assistenza — è lì, e resta lì anche il giorno in cui decidi di andartene. È il motivo per cui è la seconda delle sette domande e non la sesta.
Prima di affidare al prossimo l’anagrafica dei tuoi pazienti, le dieci domande da fargli — in una pagina stampabile, da tenere aperta mentre parli con loro. Te la mandiamo via email.
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