Inviare le spese al Sistema TS, passo per passo

Le regole del Sistema Tessera Sanitaria le conosciamo quasi tutti, almeno a grandi linee, ma il giorno in cui si invia davvero le domande diventano pratiche: quali fatture entrano, cosa fare con chi si è opposto, come si legge una risposta del Ministero e come si rimedia a uno scarto. Questa guida segue l'invio dall'inizio alla fine, nell'ordine in cui ti si presenta a gennaio.

Quando si manda

Le spese sanitarie di un anno si comunicano una volta sola, entro il 31 gennaio dell'anno dopo; se il 31 cade di sabato o di domenica, la scadenza slitta al primo giorno lavorativo. Dopo la scadenza restano cinque giorni, che servono a correggere una comunicazione sbagliata senza sanzione e non a recuperare una spesa dimenticata.

Cosa entra e cosa resta fuori

Entrano le fatture per prestazioni sanitarie rese a persone fisiche e pagate nell'anno, perché la spesa si considera sostenuta il giorno del pagamento. Una fattura di dicembre incassata a gennaio, quindi, va con le spese dell'anno nuovo.

Restano fuori le fatture a chi risiede all'estero, quelle per prestazioni che non sono sanitarie, come la formazione o la supervisione di un collega, e quelle stornate per intero da una nota di credito.

Chi si è opposto, invece, non resta fuori, perché la spesa si comunica lo stesso, ma senza il suo codice fiscale, come prevede il DM 19 ottobre 2020, e nel suo 730 precompilato non compare. L'opposizione si raccoglie prima di emettere la fattura, e sulla fattura si annota.

Prima di inviare, i controlli che fanno risparmiare tempo

Gli scarti nascono quasi sempre da tre cose: un codice fiscale scritto male, un incasso senza la sua data, un metodo di pagamento che non dice se il pagamento è tracciato. Vale la pena controllarle prima, fattura per fattura, perché dopo l'invio ogni correzione è un'altra comunicazione da fare.

Ti servono anche le credenziali del Sistema TS e il pincode. Se non le hai mai usate, procuratele a dicembre, perché a gennaio i tempi si allungano per tutti.

L'invio, e cosa vuol dire la risposta

Puoi caricare il file dal portale del Sistema TS oppure inviarlo con un programma che usa il web service del Ministero. In tutti e due i casi ricevi un protocollo, che dice soltanto che il file è stato preso in carico. L'esito vero arriva dopo, a volte in pochi minuti, a volte in qualche ora, e può essere di tre tipi: tutto accolto, tutto scartato, oppure accolto in parte, con l'elenco dei documenti che non sono passati e il motivo per ciascuno.

Quando qualcosa va storto

Un documento scartato non è stato comunicato, quindi si corregge il dato sbagliato e lo si rimanda, e se lo fai entro cinque giorni dalla scadenza, o dalla segnalazione dell'Agenzia, una comunicazione errata non costa niente (art. 3, comma 5-bis, D.Lgs. 175/2014). Per una comunicazione omessa o tardiva la sanzione è di 100 € a documento, ridotta a un terzo se la sistemi entro sessanta giorni.

Una spesa già comunicata che non doveva esserlo, per esempio una fattura poi stornata, si ritira con un annullamento. Se invece l'importo è cambiato per una nota di credito parziale, la spesa va corretta con una variazione dal portale.