Fatturare a una scuola, a un'ASL o a un comune

Al paziente la fattura la consegni in carta o in PDF, e anzi la fattura elettronica ti è vietata. Quando invece a pagarti è un ente pubblico, che sia la scuola dello sportello d'ascolto, l'ASL di un progetto o il comune che ti ha affidato un servizio, la fattura deve essere elettronica, nel formato della Pubblica Amministrazione, e deve passare dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Sono due mondi con regole diverse, e chi lavora in tutti e due si trova a gestire documenti che sembrano parenti ma non si somigliano quasi in niente.

Prima di tutto, l'indirizzo dell'ufficio

Una fattura alla PA non si manda a una persona né a una PEC, ma a un ufficio, riconosciuto da un codice univoco di sei caratteri. Lo trovi nell'ordine o nella lettera d'incarico, oppure su IndicePA, cercando il nome dell'ente. Se l'ente ha più uffici che ricevono fatture, chiedi a chi ti ha conferito l'incarico quale usare, perché un codice sbagliato porta la fattura in un ufficio che la rifiuterà o, peggio, la lascerà ferma.

Accanto al codice ti serve il codice fiscale dell'ente, che per le scuole e i comuni è quasi sempre diverso dalla partita IVA, quando ce l'hanno.

Il CIG: quando serve e quando no

Il Codice Identificativo di Gara serve quando l'incarico è un appalto di servizi. Per un incarico professionale temporaneo ed eccezionale, come può essere quello dello psicologo scolastico conferito ai sensi dell'art. 7, comma 6, del D.Lgs. 165/2001, di regola non serve; se invece il servizio è pensato per durare o per essere rinnovato, è un appalto e il CIG ci vuole. L'ANAC lo ha chiarito proprio per gli psicologi a scuola, il 18 marzo 2026 (ne scrive La Tecnica della Scuola). Se l'ente te l'ha comunicato mettilo comunque, perché il CIG mancante o sbagliato è una delle poche cause per cui una PA può rifiutare la fattura.

Ci sono poi due casi da conoscere. Il primo riguarda comuni e Regioni, che vogliono in fattura il numero e la data della determina d'impegno. Il secondo riguarda gli enti del Servizio sanitario, ASL comprese, che ricevono gli ordini dal Nodo Smistamento Ordini, e in fattura vanno riportati i riferimenti dell'ordine, che conviene chiedere prima di emettere se l'ASL non te li ha dati.

IVA, bollo e ritenuta, regime per regime

Qui le cose dipendono da te prima che dall'ente.

Nel regime forfettario la fattura resta senza IVA per effetto del regime, con la sua dicitura, e senza ritenuta d'acconto. Se l'importo supera 77,47 €, va la marca da bollo da 2 €, che nella fattura elettronica è virtuale.

In ordinario o semplificato conta che cosa fai. Il sostegno psicologico e lo sportello d'ascolto, quando sono prestazioni rivolte alla salute delle persone, sono esenti (art. 10, comma 1, n. 18 del DPR 633/72, che dal 2027 passa nel Testo unico IVA con un altro numero). La formazione dei docenti e la supervisione del personale invece sono di regola imponibili al 22%, e diventano esenti solo se sono un corso di formazione accreditato, con i crediti, organizzato da te (art. 14, comma 10, L. 537/1993). In tutti e due i casi l'ente, che è sostituto d'imposta, trattiene la ritenuta del 20% sui compensi e la versa lui, quindi quando aspetti il bonifico ricordati che arriverà il netto. Lo split payment invece non si applica, proprio perché i tuoi compensi sono soggetti a ritenuta.

Il contributo integrativo ENPAP del 2% va in fattura come sempre, fuori dalla ritenuta.

Il bollo, che si paga a parte

Sulle fatture elettroniche il bollo non si attacca, ma si dichiara nella fattura e si versa all'Agenzia ogni trimestre, con l'F24. Per chi fattura poco agli enti c'è una regola che alleggerisce molto. Se il bollo del primo trimestre resta sotto i 5.000 €, si versa insieme al secondo entro il 30 settembre; se anche la somma dei due resta sotto quella soglia, si versa tutto col terzo, entro il 30 novembre. Per uno psicologo, di fatto, quasi sempre una volta l'anno per i primi tre trimestri, e una a fine febbraio dell'anno dopo per l'ultimo (le date sono nel calendario delle scadenze).

Firmare e inviare

La fattura alla PA va firmata con una firma digitale qualificata, in formato CAdES, cioè un file che finisce in .p7m. SPID e CIE ti fanno entrare nel portale ma non firmano, e il sigillo che il portale propone per le fatture fra privati verso la PA non vale. La firma remota si compra online, costa intorno ai 46 € più IVA per tre anni e si usa dal telefono.

Una volta firmato il file, lo carichi sul portale «Fatture e Corrispettivi» dell'Agenzia, nella sezione della trasmissione, e da lì parte verso lo SdI.

Cosa succede dopo, e cosa fai tu

Lo SdI controlla il file e ti risponde in uno di quattro modi. Se lo consegna all'ente, da quel giorno l'ufficio ha quindici giorni per accettarlo o rifiutarlo; se non dice niente, scatta la decorrenza dei termini e la fattura resta valida.

Se lo scarta, il file aveva un errore e la fattura non è arrivata, e hai cinque giorni per correggerla e rimandarla con lo stesso numero e la stessa data. Passati quelli, si emette una fattura nuova col numero successivo, che richiama quella scartata.

Se l'ente la rifiuta, le cause ammesse sono poche, fra cui CIG, CUP o determina mancanti o sbagliati. Si rimedia con una nota di credito che la storna per intero e con una fattura nuova.

Se lo SdI non riesce a consegnarla, la fattura è comunque emessa ed è nell'area riservata dell'ente, quindi non si rimanda. Dopo dieci giorni arriva l'attestazione di avvenuta trasmissione, e da lì conviene mandare il file all'ente per PEC o per email, così sa che c'è.